Prozesse, Orga-Handbuch & IKS

Prüfungssichere & schlanke Dokumentation • Reduzierung Komplexität • Fokussierung der Prüfungsschwerpunkte
Seminarnummer: 211107

Die Aufsicht erhöht den Druck auf die Institute hinsichtlich der Qualität der Prozesse. Insbesondere durch den SREP steht die Wirksamkeit der Kontrollen stark im Fokus (u. a. drohende Kapitalzuschläge bei Prozess-/IKS-Mängeln). Durch funktionsfähige (und wirksame!) Kontrollen und präzise, aber deutlich verschlankte Orga-Richtlinien können prozessuale Risiken vermieden bzw. aufgedeckt werden. Nur eine konsequente Fokussierung auf die wesentlichen Prozesse (Aufbauorganisation) ermöglicht es, bei Prüfung (Interne Revision) und Kontrolle (Compliance und Fachbereiche), den Geschäftsleitern und Aufsichtsgremien eine Angemessenheitsaussage in Bezug auf das Gesamt-IKS geben zu können. Darüber hinaus erwartet die BaFin von den Instituten ein aktives Management von wesentlichen Veränderungen im IKS sowie regelmäßige Risikoanalysen (Fachbereiche).

Inhaltsverzeichnis:

Seminardokumentation

04.11.2021 150,00 €
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Seminarthemen und Agenda

10:00 - 12:00 Uhr

Aufsichtlich erkannte Schwachstellen in Prozessen, Arbeitsrichtlinien und bei der Darstellung und Durchführung der Kontrollen

  • Erkenntnisse aus § 44 KWG-Prüfungen, z. B. fehlende vorstandsseitig delegierte Kompetenzen, mangelhafter (nur formaler) Aktualisierungsprozess, immer wieder Unterschiede zwischen den schriftlichen Vorgaben und der gelebten Praxis
  • Vorgehensmodell im Rahmen von aufsichtlichen Prüfungen: Ableitung aus strategischen Vorgaben • Nachvollziehbarkeit • Verzahnung Richtlinien • Arbeitsanweisungen • Stellenbeschreibungen
  • Problemfeld Kontrollbeschreibungen: unvollständige und unpräzise Vorgaben zu Kontrollen • Nachvollziehbarkeit durchgeführter Kontrollen (Dokumentationserfordernisse)
  • Schwachstelle Auslagerungsprozesse, u. a. Vorgaben für die (interne) Dienstleistersteuerung
13:00 - 14:45 Uhr

Vernetzung der Prozesslandkarte mit dem Prüfungsuniversum (Revision), dem Kontrollplan (Compliance) und der Steuerung der operationellen Risiken (Risikocontrolling)

  • Aufbau & Struktur der Risiko-Kontroll-Matrix (RKM) • Effiziente und regulatorisch sichere Ausgestaltung der Risiko- und Kontrolleigenschaften
  • Herausforderungen & Lösungsansätze in der Ausgestaltung der Kommunikation & Berichterstattung der 1., 2. und 3. Kontrollebene (i. S. des 3-Lines-of-Defense) 
  • Hohe Bedeutung und Praxistipps für die Implementierung eines zentralen Veränderungsprozesses unter Einbeziehung des Rechtsmonitorings und der IT-Changes
  • Neue Einflüsse aus der (neuen) MaRisk & BAIT
15:15 - 17:00 Uhr

Praxisbericht zur Bewertung von Prozessrisiken

  • Vorgehensweise zur Erstellung eines risikoorientierten Internen Kontrollsystems (IKS)
  • Sicherstellung einheitlicher Vorgaben – Operationelle Risiken als Grundlage
  • Quantifizierung von Prozessrisiken: Herausforderungen bei der Berechnung von Schadenhöhen und Eintrittswahrscheinlichkeiten – Unterscheidung Brutto- und Nettorisiken sowie „Normal und Worst Case“ 
  • Behandlung prozessübergreifender Risiken
09:00 - 10:15 Uhr

Vorgehensweise beim Aufbau, Etablierung und Weiterentwicklung eines Prozessmanagements 

  • Nutzen-Argumentation, Zielbild und praktische(!) Vorgehensweise zur Strukturierung der Schriftlich fixierten Ordnung (SfO)
  • Dokumentation von (neuen) bankaufsichtlichen Anforderungen, u. a. Prozesskennzahlen, Schutzbedarf, Öffnungsklauseln, (Schlüssel-)Kontrollen
  • Trennung von anweisendem und nicht anweisendem Charakter in Prozessen und mitgeltenden Dokumenten (z. B. Richtlinien, Handbücher)
  • Umfang und Ausgestaltung von Prozesslandkarten, u. a. Gliederungstiefe – erforderliche Verzahnungen mit der Schriftlich fixierten Ordnung (SfO) 
  • Definition der Wesentlichkeit von Geschäftsprozessen – Kriterien und Praxisbeispiele
  • Prozessreifegradmessung im Haus der VBNM & Planung von "Cross-Funktionalen"-Teams zur kontinuierlichen Verbesserung
  • Knackpunkte & Herausforderungen in der Projektumsetzung am Praxisbeispiel im Zusammenspiel mit weiteren Veränderungen und Projekten
10:30 - 11:45 Uhr

Praxisbericht: Umstellung der Organisationsanweisungen auf eine prozessorientierte Darstellung  

  • Neugestaltung des Organisationshandbuchs nach Auswahl einer BPM-Software; Ziel: prozessuale, textliche und dokumentenbasierte Darstellung der SfO-Bestandteile
  • Parallel Etablierung von Geschäftsprozessmanagement in der Bank
  • Erarbeitung einer individuellen Prozesslandkarte
  • Erforderliche Festlegung der organisatorischen Rahmenbedingungen zur Schriftlich fixierte Ordnung (SfO), z. B. Modellierungskonventionen 
  • Hohe Bedeutung der Verprobung auf der Basis eines Piloten für die Überführung von Inhalten aus dem alten „Orga-Handbuch“ in die neue prozessorientierte Form
12:00 - 13:00 Uhr

Risiken und Nebenwirkungen, aber auch Chancen für die Interne Revision bei Einführung eines Prozessmanagements

  • Wertvolle Informationen für die Risikoanalyse und die Prüfungsplanung: jährliche Prozessaudits unter Beteiligung der Internen Revision
  • Messbare Prozessrisiken als Grundlage für eine risikoorientierte Prüfungsplanung
  • Erleichterte Adressierung von konkreten Prüfungsfeststellungen: klare Aufgabenzuordnung und Verantwortlichkeiten bei den Prozesseignern
  • Konkreter Fokus auf die zur Prozessverbesserung vereinbarten Maßnahmen und deren Wirksamkeit im Rahmen der Prüfungstätigkeit
  • Praxisbericht: Herausforderungen für die Interne Revision in der Projektbegleitung bei Einführung eines Prozessmanagements, u. a. Integration der Schriftlich fixierten Ordnung des Instituts in die Prozesslandschaft

Konditionen und Organisatorisches

Im Teilnahmeentgelt ist die Seminardokumentation als PDF enthalten. Bei der Anmeldung gewähren wir ab dem zweiten Teilnehmer aus demselben Haus bei zeitgleicher Anmeldung einen Preisnachlass von 20%.

Sie erhalten nach Eingang der Anmeldung Ihre Anmeldebestätigung/Rechnung. Der Zugang für das Online-Seminar erfolgt über "meinFCH", Sie erhalten rechtzeitig vor dem Seminar eine E-Mail. Ihre Teilnahmebestätigung finden Sie unter MeinFCH. Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Rechnung. Eine Stornierung Ihrer Anmeldung ist nicht möglich. Eine kostenfreie Vertretung durch Ersatzteilnehmer beim gebuchten Termin dagegen schon. Der Name des Ersatzteilnehmers muss dem Veranstalter jedoch spätestens vor Seminarbeginn mitgeteilt werden. Wir weisen darauf hin, dass eine „Teilnahme“ von anderen als den gebuchten Teilnehmern ansonsten nicht gestattet ist und Schadensersatzansprüche des Veranstalters auslösen. Bei Absage durch den Veranstalter wird das volle Seminarentgelt erstattet. Darüber hinaus bestehen keine Ansprüche. Änderungen des Programms aus dringendem Anlass behält sich der Veranstalter vor.

Tagungsort

Online-Veranstaltung mit Zoom.

Zoom ist der erste Anbieter von Videokonferenzlösungen, dessen Software im Jahr 2021 vom BSI nach dem internationalen Standard Common Criteria zertifiziert wurde. Der Zugang erfolgt über "meinFCH". Sie erhalten rechtzeitig vor dem Seminar eine E-Mail mit einer Anleitung.

Ihre Dozenten

Rainer Kunze
Referatsleiter Laufende Aufsicht
Deutsche Bundesbank


Verena Morio
Senior-Referentin im Risikomanagement
Sparkasse KölnBonn


Thomas Jurk
Senior Consultant
FCH Consult GmbH


Angelika Zimmer
Leiterin Bankorganisation
Bank für Sozialwirtschaft AG


Thomas Maurer
Leiter Interne Revision
Münchner Bank eG


Christoph Roß
Bereichsleiter Innovations- und Qualitätsmanagement
Volksbank Münsterland Nord eG

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