Fachkompetenz + Sozial-/Methodenkompetenz = Wirksamkeit der Revision!

Ralf Barsch, CIA und Inhaber von Advanced Audit Solutions sowie Kooperationspartner der FCH-Gruppe

Strukturierte Prüfungsvorbereitung als Basis erfolgreicher Prüfungen

Die strukturierte Prüfungsvorbereitung ist DIE wesentliche Grundlage für den späteren Erfolg bei der Erfüllung des Prüfprogramms und der Erreichung der Prüfungsziele. Der Erfolg der kompletten Prüfung hängt maßgeblich von der Qualität der Prüfungsvorbereitung ab. Nur eine sauber aufbereitete Prüfungsplanung ermöglicht am Ende eine risikoorientierte und effiziente Prüfungsdurchführung.

Die Erfolgsfaktoren einer angemessenen Prüfungsvorbereitung setzen sich u. a. aus folgenden Fragenstellungen zu Beginn einer jeden Prüfung zusammen:

• Welche Prüfungsziele sind mit der jeweiligen Prüfung zu erreichen?
• Welche Informationen stehen der Revision zur Bewertung des Prüfungsthemas zur Verfügung bzw. welche Informationen werden benötigt bzw. bei wem können relevante Informationen angefragt werden?
• Wie setzt sich das Prüfprogramm zusammen?
• Welche Ziele verbindet die Revision mit dem Eröffnungsgespräch? 

Zu diesem Zeitpunkt der Prüfung kann die Revision bereits viele wichtige Grundlagen für eine chancen-risikoorientierte sowie effiziente Prüfungsdurchführung legen. 

Effiziente Prozessprüfungs-Methoden für Revision & Prüfung

Das Prüfungsuniversum der Internen Revision wird durch die steigende Anzahl der Prüffelder zunehmend umfangreicher und komplexer. Gleichzeitig kämpft die Revision mit sinkenden Ressourcen bei gleichzeitiger Notwendigkeit zum Aufbau von Spezialwissen, um den regulatorischen Prüfungsanforderungen gerecht zu werden. Hier ist es sinnvoll, die Prüfungslandkarte und die Berichterstattung an den Prozessen im Institut auszurichten und risikoorientiert vorzugehen, um effizient zu prüfen bei gleichzeitig hoher Prüfungssicherheit. Aussagekräftigere Prüfungsergebnisse ermöglichen ein verbessertes Reporting und damit eine exaktere Risikoeinschätzung der Entscheidungsträger.

Wichtig zu wissen: Prozess-Dokumentationen („Fließtexte“) können Stolpersteine für eine Prozessprüfung sein – müssen es aber nicht!

Gesprächstechniken als Schlüssel zum Erfolg für Revisoren und Prüfer

Oft lässt sich die Prüfungskomplexität und der Prüfungsaufwand durch eine gute und vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen Prüfer und Geprüftem deutlich verringern. Hierfür ist neben der Beherrschung professioneller Prüfungsstandards auch der jeweils persönliche Auftritt von großer Bedeutung. Mit den geprüften Einheiten „auf Augenhöhe“ zu sein, bedeutet einerseits sich seiner eigenen Haltung dem jeweiligen Gesprächspartner gegenüber bewusst zu sein und andererseits elementare Techniken erfolgreicher Kommunikation anzuwenden. Dies beginnt bei ehrlich-interessiertem und aktivem Zuhören, setzt sich über gezielte offene Fragen fort und findet seinen erfolgreichen Abschluss im souveränen Umgang mit vermeintlich „schwierigen Gesprächspartnern“.

Den größten Anteil an einer erfolgreichen Kommunikation hat der Sender häufig selbst in der Hand!

PRAXISTIPPS

• Messen Sie einer zeitlich und inhaltlich angemessenen Prüfungsvorbereitung die richtige Bedeutung bei. Hier werden bereits die Grundlagen für eine effiziente und wirksame Prüfungsdurchführung gelegt.
• Bereiten Sie sich (immer!) auf Ihre Gesprächsanlässe vor (Auftaktgespräche, Abstimmgespräche, Schlussbesprechungen, etc.). Hierdurch bringen Sie sich automatisch „auf Augenhöhe“ mit Ihren Gesprächspartnern.
• Nutzen Sie das Instrument der Prozessprüfungen nicht nur zur Verbesserung Ihrer hausinternen Prozesse, sondern auch als Möglichkeit, Mehrwerte für Ihr Institut zu generieren.
• Seien Sie sich zu jeder Zeit Ihres persönlichen Auftritts und der damit verbundenen Wirkung auf Ihre Gesprächspartner bewusst. Erfolgreiche Kommunikation erleichtert nicht nur den gesamten Prüfungsprozess, sondern führt häufig auch zu einer deutlich effizienteren (und akzeptierten!) Abstimmung von Prüfungsergebnissen!