Marcel Nehlsen und Martin Keisers, Steuerberater, Laufenberg Michels und Partner
Trotz der fortschreitenden Digitalisierung zahlen immer noch viele Patienten ihre Rechnungen der Praxis bar vor Ort. So kann es in Abhängigkeit von Größe, Standort und Patientenstamm der Praxis dazu kommen, dass Bareinnahmen einen nicht unerheblichen Teil der Gesamteinnahmen darstellen.
Für eine ordnungsgemäße Buchführung ist es erforderlich, dass jeder Geschäftsvorfall einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unmittelbar nach dem Abschluss aufgezeichnet wird.
Diese Verpflichtung gilt unabhängig davon, ob ein elektronisches oder computergestütztes Kassensystem bzw. eine Registrierkasse oder eine offene Ladenkasse (z. B. eine Geldkassette) verwendet wird.
Zum 01.01.2020 wurde ein Gesetz erlassen, wonach bei elektronischen Aufzeichnungssystemen mit Kassenfunktion grundsätzlich die Verpflichtung besteht, diese mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) auszustatten.
Was ist ein elektronisches Aufzeichnungssystem?
Ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne der neuen Vorschriften liegt vor, wenn mithilfe eingesetzter Hard- und Software elektronische Aufzeichnungen zur Dokumentation der Geschäftsvorfälle erstellt werden.
Zu unterscheiden sind hierbei elektronische Aufzeichnungssysteme mit und ohne Kassenfunktion.
Nur soweit das System mit einer Kassenfunktion ausgestattet ist, handelt es sich um ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne der neuen Vorschrift.
Eine Kassenfunktion liegt vor, wenn das System zumindest teilweise bare Zahlungsvorgänge erfassen und abwickeln kann (Zahlungen verwalten, Belege ausgeben etc.). Die Aufbewahrung des Geldes spielt dabei keine Rolle.
Bei der Erfassung von baren Zahlungsvorgängen mittels einer Praxissoftware ist entscheidend, ob diese mit einer Kassenfunktion ausgestattet ist.
An einer Kassenfunktion fehlt es z. B. bei Excel-geführten Tabellen oder einem elektronisch geführten Datev-Kassenbuch, da diese Systeme weder Zahlungen verwalten noch Belege ausgeben können.
Eine offene Ladenkasse ist ebenfalls kein elektronisches Aufzeichnungssystem und damit nicht von der neuen Vorschrift erfasst, da dort alle Geschäftsvorfälle einzeln und manuell ohne den Einsatz technischer Hilfsmittel (z. B. händisch über ein Kassenbuch) erfasst werden.
Was ist eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung?
Eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung besteht aus folgenden Bestandteilen:
- Sicherheitsmodul
- Speichermedium
- einheitliche digitale Schnittstelle.
Es bestehen grundsätzlich zwei Möglichkeiten, das elektronische Aufzeichnungssystem mit einer TSE nachzurüsten:
Bei einer TSE als Cloud werden alle Aufzeichnungen automatisch in einer Cloud gespeichert. So ist jederzeit und von überall aus ein Datenzugriff möglich.
Diese Variante besteht aus einem zusätzlichen Speichermedium (z. B. USB-Stick oder SD-Karte). Alle notwendigen Aufzeichnungen werden auf diesem externen Speicher erfasst und gesichert.
Fristen zur Umsetzung:
Grundsätzlich bestand die Verpflichtung, das elektronische Aufzeichnungssystem bis zum 01.01.2020 mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung auszustatten.
Nach verschiedenen Härtefallregelungen aufgrund der Corona-Pandemie wurde die Frist unter bestimmten Voraussetzungen bis zum 31.03.2021 verlängert.
Seit dem 01.04.2021 gilt die Verpflichtung uneingeschränkt.
PRAXISTIPPS:
Je nachdem, ob Sie Bareinnahmen haben und wie Sie diese aufzeichnen, ergeben sich unterschiedliche Konsequenzen:
Wir haben die häufigsten Praxisfälle mit den entsprechenden Konsequenzen für Sie aufgelistet:
- Aufzeichnung über die Praxissoftware: es hängt davon ab, ob die Software eine Kassenfunktion besitzt. Nach dem Kenntnisstand der Autoren bemühen sich die betroffenen Praxissoftwarehersteller aktuell eine entsprechende TSE zur Verfügung zu stellen. Sprechen Sie hierzu am besten Ihren Softwarehersteller an.
- Aufzeichnung händisch in einem Kassenbuch oder mittels einer Excel-Tabelle: Keine Pflicht zur Aufrüstung, aber dennoch ist Vorsicht geboten. Da die Daten im Nachhinein verändert werden können, schaut das Finanzamt gerne genauer hin. Um Probleme mit der Betriebsprüfung zu vermeiden, sollten daher in der Excel-Tabelle die Namen der Patienten, die Zahlungsbeträge und das Datum vermerkt werden. Gleichzeitig sollten die Quittungen unbedingt aufbewahrt werden.
- Sollten Sie ausschließlich bargeldlose Verfahren (z. B. Rechnungsschreibung, Zahlung per Lastschrift/EC-Karte) verwenden, ist die Einrichtung einer TSE ebenfalls nicht erforderlich.
Beitragsnummer: 18256