Aus den Augen, aus dem Sinn?
Katja Hampe, Fachreferentin der Geschäftsführung, Wirtschaftsprüferin, AWADO Deutsche Audit GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft
I. Die Auslagerung – tragende Rolle auf vielen Bühnen
Das Thema Auslagerung spielt schon seit längerer Zeit eine tragende Rolle auf diversen Bühnen. Die erste dieser Bühnen ist die der internationalen Papiere, die zu diesem Thema veröffentlicht wurden. Zu nennen sind hier insbesondere Veröffentlichungen des Joint Forums (Zusammenschluss des Baseler Ausschusses für Bankenaufsicht, der IOSCO und der IAIS), der CEBS und der EBA sowie verschiedene Vorgaben der deutschen Aufsicht im Rahmen der MaRisk und des § 25b KWG.
Die zweite Bühne ist die der betriebswirtschaftlich sinnvollen Arbeitsteilung (Schlagwort: “Konzentration auf Kernkompetenzen”) und die dritte Bühne ist die der sehr dynamischen Entwicklung der Kreditwirtschaft in diesem Bereich.
Doch eins nach dem anderen…
II. Die Auslagerung – unser Protagonist
Zunächst eine Vorstellung unseres Protagonisten: die Auslagerung, auch bekannt als Outsourcing.
Outsourcing ist ein Kunstwort, das sich aus den drei englischen Wörtern „Outside“, „Ressource“ und „Using“ zusammensetzt. Wörtlich übersetzt bedeutet es in erster Linie „Nutzung externer Ressourcen“. Und das ist auch genau das, was das deutsche Wort „Auslagerung“ insbesondere im Sprachgebrauch der BaFin meint: Eine Auslagerung liegt dann vor, wenn ein Institut einen Dienstleister mit der Wahrnehmung von Prozessen im Zusammenhang mit der Durchführung von Bankgeschäften, Finanzdienstleistungen oder sonstigen institutstypischen Dienstleistungen beauftragt, die ansonsten vom Institut selbst erbracht würden.
III. Die Auslagerung – Vielseitigkeit ist ihre Stärke, aber wo Licht ist, da ist auch Schatten
Schon diese Definition macht deutlich, dass sehr unterschiedliche Auslagerungskonzepte nicht nur denkbar sind, sondern auch genutzt werden. Am einen Ende der Skala werden lediglich einzelne Unterstützungsaufgaben oder Nebentätigkeiten auf Dritte verlagert. Dies ist ganz im Sinne der oben schon erwähnten Konzentration auf Kernkompetenzen. Warum sollte sich eine Bank selbst um Dinge wie Transport zwischen Filialen, Archivierung oder die Mitarbeiterkantine kümmern? Das können andere Anbieter im Zweifel besser und günstiger. Hier überwiegen Vorteile wie Gewinnung von Kosten- und Prozesseffizienzen, Nutzung von Skaleneffekten und Qualitätsverbesserung ganz eindeutig. Zwar dürfen auch solche Aktivitäten und Prozesse nicht ganz aus den Augen verloren werden, stehen aber nicht im Fokus der Aufsichtsbehörden.
Am anderen Ende der Skala findet sich allerdings die Auslagerung ganzer Prozessketten, kompletter bankbezogener Funktionen sowie zentraler Bereiche. Hierfür interessiert sich die Bankenaufsicht naturgemäß sehr wohl. Als Risiko droht nämlich neben Zersplitterung von Prozessen, Verringerung des internen Know-hows oder Unsicherheiten bei der Kostenentwicklung, die Abhängigkeit von einem Drittunternehmen und damit Verlust von Zugriffsmöglichkeiten sowohl für die gesetzlichen Vertreter der auslagernden Bank als auch für die Aufsicht. Deshalb die Botschaft des AT 9 MaRisk: Die Gesamtverantwortung für alle ausgelagerten Prozesse und Aktivitäten verbleibt weiterhin (und nicht delegierbar) bei den gesetzlichen Vertretern des auslagernden Unternehmens. Dies umfasst insbesondere ein angemessenes und wirksames Risikomanagement, welches neben der Implementierung eines eigenen Internen Kontrollsystem (IKS) bezüglich der ausgelagerten Tätigkeit (korrespondierende Kontrollen) auch die Beurteilung des IKS des Dienstleisters beinhaltet.
IV. Das zentrale Auslagerungsmanagement – hier laufen die Fäden zusammen
Bezüglich dieser Implementierung eines eigenen Internen Kontrollsystems bezüglich der ausgelagerten Tätigkeit geht die Aufsicht – zumindest bei größeren Instituten bzw. bei Instituten mit umfangreichen Auslagerungslösungen – davon aus, dass ein zentrales Auslagerungsmanagement eingerichtet ist, so dass eine Stelle in der Bank einen Gesamtüberblick über alle ausgelagerten Aktivitäten und Prozesse hat und so ein möglichst einheitlicher Umgang mit den besonderen Risiken aus Auslagerungen und deren Überwachung sichergestellt wird. AT 9 Tz. 12 nennt als Aufgaben des zentralen Auslagerungsmanagements:
- Implementierung und Weiterentwicklung eines angemessenen Auslagerungsmanagements und entsprechender Kontroll- und Überwachungsprozesse
- Erstellung und Pflege einer vollständigen Dokumentation der Auslagerungen (einschließlich Weiterverlagerungen)
- Unterstützung der Fachbereiche bezüglich der institutsinternen und gesetzlichen Anforderungen bei Auslagerungen
- Koordination und Überprüfung der durch die zuständigen Bereiche durchgeführten Risikoanalysen
Zudem hat das zentrale Auslagerungsmanagement mindestens einmal im Jahr einen Bericht über die wesentlichen Auslagerungen zu erstellen. Dabei hat der Bericht u. a. darüber eine Aussage zu treffen, „…, ob die erbrachten Dienstleistungen der Auslagerungsunternehmen den vertraglichen Vereinbarungen entsprechen, die ausgelagerten Aktivitäten und Prozesse angemessen gesteuert und überwacht werden und ob weitere risikomindernde Maßnahmen ergriffen werden sollen“ (AT 9 Tz. 13 MaRisk).
Ein so verstandenes Einbeziehen der Auslagerungen in das unternehmensweite Risikomanagement geht über die historische Form des operativen Risikomanagements, dessen Fokus primär auf die Risikovermeidung und -minderung ausgelegt war, hinaus. Hauptziel ist das effiziente und effektive Management der ausgelagerten Bereiche, welches alle wesentlichen Einzelrisiken und deren Abhängigkeiten umfasst. Das risikoorientierte Management der ausgelagerten Bereiche hat das Ziel, eine ausgewogene Sichtweise von Risiken und Wertschöpfung über die gesamte Laufzeit des Auslagerungsverhältnisses hinweg zu etablieren. Ein moderner chancen- und risikoorientierter Auslagerungsmanagementansatz integriert die Organisation, die Aufgaben und die Instrumente in ein ganzheitliches Rahmenwerk.
Und Randnotiz oder Zwischenbemerkung: In der Praxis ergibt sich in vielen Banken ein kompliziertes Geflecht aus Auslagerungen, die eine zentrale Instanz notwendig machen, um den Überblick über die Steuerung von Auslagerungen zu behalten. Denn häufig haben es die Institute nicht mit einfachen 1:1-Beziehungen zu nur einem Dienstleister zu tun, sondern mit 1:n-Beziehungen, weil beauftragte Dienstleister ihrerseits Auslagerungen (Weiterverlagerungen) vornehmen.
V. Die Risikoanalyse – aus den Augen, aber weiterhin fest im Blick
Sofern eine Auslagerung vorliegt (wir erinnern uns: wenn ein Institut einen Dienstleister mit der Wahrnehmung von Prozessen im Zusammenhang mit der Durchführung von Bankgeschäften, Finanzdienstleistungen oder sonstigen institutstypischen Dienstleistungen beauftragt, die ansonsten vom Institut selbst erbracht würden), muss jedes Institut auf der Grundlage einer Risikoanalyse eigenverantwortlich festlegen, welche Auslagerungen von Aktivitäten und Prozessen unter Risikogesichtspunkten wesentlich sind. Wenn wir uns an die oben beschriebenen äußeren Enden einer Skala erinnern, so fällt die Beurteilung der Wesentlichkeit für diese Extreme sicherlich noch relativ leicht. Spannend sind hier eher die Auslagerungen, die sich tendenziell in der Mitte der Skala befinden und sich möglicherweise im Laufe der Zeit durch Vertragsänderungen oder besondere Feststellungen in die eine oder andere Richtung verschieben.
Eine Risikoanalyse ist zunächst für jede neue Auslagerung auf der Grundlage einheitlicher Rahmenvorgaben vor Vertragsabschluss durchzuführen.
Eine erneute Risikoanalyse ist bei Änderungen der Auslagerungsdienstleistung sowie dann erforderlich, wenn dem auslagernden Institut Umstände bekannt werden, die darauf schließen lassen, dass sich die bei der Risikoanalyse verwendeten Risikofaktoren verändert haben (anlassbezogene Risikoanalyse). Praktische Beispiele hierzu sind gesellschaftsrechtliche Veränderungen beim Dienstleister, Veränderungen beim Dienstleistungsumfang, Bekanntwerden wesentlicher Feststellungen im Rahmen von Prüfungen beim Dienstleister etc.
Zudem ist die Risikoanalyse in regelmäßigen Zeitabständen zu erneuern, auch wenn kein Anlass besteht (regelmäßige Risikoanalyse). Auf der Sitzung des Fachgremiums MaRisk am 15.03.2018 hat die Aufsicht einen Zeitraum von einem Jahr bei wesentlichen und von drei Jahren bei unwesentlichen Auslagerungen für angemessen erachtet.
Jedes Institut hat auf Basis von vorliegenden Informationen bzw. der institutsinternen Bewertung der Dienstleisterqualität der Auslagerungsunternehmen eine Aussage darüber zu treffen, ob die erbrachten Dienstleistungen der Auslagerungsunternehmen den vertraglichen Vereinbarungen entsprechen, die ausgelagerten Aktivitäten und Prozesse angemessen gesteuert und überwacht werden können, um die mit der Auslagerung verbundenen Risiken angemessen zu steuern, bzw. ob weitere risikomindernde Maßnahmen ergriffen werden sollen. Hierzu werden dem auslagernden Unternehmen vom Dienstleistungserbringer Informationen und Berichte im Zusammenhang mit der Dienstleistungserbringung zur Verfügung gestellt. Diese Informationen und Berichte sind auszuwerten.
Hier eine mögliche Arbeitshilfe für die Erstellung einer Risikoanalyse:
VI. Der große Rahmen – warum ist der Aufsicht der richtige Umgang mit Auslage- rungen so wichtig?
Da sich Auslagerungen in vielen Fällen auch auf aufsichtliche Vorgaben beziehen (z. B. die Einhaltung von Vorgaben zur Geschäftsorganisation, bestimmte Entscheidungsprozesse und Berichtswege), spielen Auslagerungen von Banken an Drittanbieter, die i. d. R. keine Banken sind, für die Aufsicht eine bedeutende Rolle. Denn das beaufsichtigte Institut bleibt als Träger der Bankerlaubnis für die sachgerechte Umsetzung der aufsichtlichen Vorgaben letztendlich verantwortlich, auch wenn es Funktionen, Aufgaben und Prozesse auslagert.
Die Regelungen zur Auslagerung sind letztlich Teil der allgemeinen Grundsätze ordnungs-mäßiger Geschäftsführung. Die Spezialregelungen des § 25b KWG ergänzen (hinsichtlich ihrer Stellung im KWG nicht ganz überraschend) die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Ge-schäftsorganisation aus § 25a KWG, insbesondere die Anforderungen an ein angemessenes und wirksamen Risikomanagement (§ 25a Abs. 1 Satz 3 KWG). Die Aufsicht sieht ihre Aufgabe darin, der möglichen Gefahr zu begegnen, dass das leistungsbeziehende Institut mit einer Auslagerung die Kontrolle über die ordnungsgemäße Durchführung der Geschäfte und Dienstleistungen und damit über die eigenen Aktivitäten und Prozesse verliert. Kurz: „Aus den Augen, aus dem Sinn” (in der Bedeutung nach wiktionary.org „sofortiges Vergessen einer Angelegenheit, Sache, Person oder dergleichen, sobald sie „außer Sichtweite ist“) soll verhindert werden. Das übrigens auch aus Sicht eines weiteren Akteurs, den wir bisher noch nicht betrachtet haben: des Jahresabschlussprüfers.
VII. …und darüber hinaus – auch der Jahresabschlussprüfer interessiert sich für Auslagerungen
Dazu lasen wir mal die Einleitung eines aktuellen Werkes, das sich an Abschlussprüfer richtet, auszugsweise zu Wort kommen: „Der Abschlussprüfer wird sich im Hinblick auf seine Prüfungsplanung damit auseinandersetzen müssen, in welchem Umfang und in welchem Ausmaß Auslagerungen stattfinden und welche Fehlerrisiken für die Rechnungslegung darin enthalten sind. Um diesen Fehlerrisiken adäquat zu begegnen, gilt es, bedeutsame Kontrollen auf Seiten des Dienstleisters zu identifizieren und anhand geeigneter Prüfungshandlungen zu beurteilen. Aber oftmals scheitern eigene Prüfungshandlungen an der räumlichen Trennung oder der Größe und Komplexität des Dienstleisters. Natürlich könnte der Abschlussprüfer mangels Prüfbarkeit und Nachweisführung eines angemessenen und wirksamen IKS den Anteil seiner aussagebezogenen Prüfungshandlungen erhöhen. Vor dem Hintergrund automatisierter und aufeinander abgestimmter Prozessabläufe ist dies jedoch eine mühsame und beinahe unmögliche Methode, um die erforderliche Prüfungssicherheit zu erlangen. Möglicherweise gibt es aber auch Nachweise über das IKS beim Dienstleistungsunternehmen, die er verwerten oder gar verwenden kann.“
Da sind wir wieder bei den oben schon erwähnten „Informationen und Berichten im Zusammenhang mit der Dienstleistungserbringung”, die das auslagernde Institut dem Abschlussprüfer (bitte ausgewertet!) zur Verfügung stellt. Genannt seien hier explizit Prüfungsberichte bzw.
-bescheinigungen nach IDW PS 951 „Die Prüfung des internen Kontrollsystems bei Dienstleistungsunternehmen”. Und lassen Sie sich von jemandem, der selbst Abschlussprüfer ist, sagen, dass das was hier so scheinbar harmlos daher kommt („… könnte der Abschlussprüfer mangels Prüfbarkeit und Nachweisführung eines angemessenen und wirksamen IKS den Anteil seiner aussagebezogenen Prüfungshandlungen erhöhen.“), erstens (viel) Zeit kostet und Zeit ist Geld (Stichwort „Prüfungskosten“) und zweitens im schlimmsten Fall auch ernste Konsequenzen hat: Wenn der Abschlussprüfer nicht in der Lage ist, ausreichende und angemessene Prüfungsnachweise bezüglich des Dienstleistungsunternehmens zu erlangen, die für die Prüfung des Abschlusses des auslagernden Unternehmens relevant sind, ist das Prüfungsurteil im Bestätigungsvermerk einzuschränken oder gar zu versagen.
Und da sind wir dann ganz schnell wieder bei den „Anforderungen an eine ordnungsgemäße Geschäftsorganisation aus § 25a KWG“ und der nicht delegierbaren Gesamtverantwortung der gesetzlichen Vertreter des auslagernden Unternehmens für alle ausgelagerten Prozesse und Aktivitäten.
VIII. Fazit – „des Pudels Kern“
Kerngedanke des Auslagerungsmanagements ist, dass auch im Falle einer Auslagerung die Funktionsfähigkeit der auslagernden Bank jederzeit gewährleistet sein muss, die Verantwortung des Vorstandes unangetastet bleibt, Kontroll- und Überwachungspflichten unverändert beachtet werden und – last but not least – die Aufsicht weiterhin Zugriff auf die ausgelagerten Teile behält. Also alles andere als „aus den Augen, aus dem Sinn”.
PRAXISTIPPS
- Denken Sie immer daran, dass Sie als Bank für die ausgelagerte Dienstleistung weiterhin die Gesamtverantwortung tragen, nicht das Dienstleistungsunternehmen; lassen Sie sich bezüglich Informationen und Berichten im Zusammenhang mit der Dienstleistungserbringung nicht mit pauschalen Aussagen (z. B. „weitere Unterlagen wollte noch nie jemand haben“ oder „bei uns hat noch kein Auslagernder selbst vor Ort geprüft“ oder „wir benötigen keine neue Zertifizierung, bei unseren Kontrollen hat sich eh nichts geändert“) „abspeisen“.
- Die Auswertung der Berichterstattung der Dienstleistungsunternehmen ist zentraler Baustein der Dienstleistersteuerung – aus Sicht der Bankenaufsicht z. B. im Rahmen von § 44- KWG-Sonderprüfungen „ist nur ein ausgewerteter Bericht ein gültiger Bericht“.
- Gestaltet Sie Ihre (ausgelagerten) Prozesse durch eine zentrale Dienstleistersteuerung effizient.
- Achten Sie darauf, dass in (neuen oder geänderten) Auslagerungsverträgen die Durchführung von Prüfungshandlungen vor Ort durch Sie als auslagerndes Unternehmen ermöglicht wird; verlassen Sie sich nicht auf das Wohlwollen des Dienstleistungsunternehmens.
- Stellen Sie sicher, dass Sie Ihrer Pflicht zur Dokumentation von ausgelagerten Prozessen nachkommen können. Fordern Sie also von den Dienstleistern ein, die auf ihn ausgelagerten (Teil-)Prozesse nachvollziehbar zu dokumentieren und an Sie als auslagerndes Unternehmen herauszugeben.
Beitragsnummer: 1969