Governance und Agilität rund um Vorstands- und Gremiensitzungen

Roberto della Schiava, CEO ventuno GmbH,

Richard Fankhänel, CEO SpeechMind GmbH

Dieser Beitrag beleuchtet, wie genau digitale Werkzeuge die Produktivität steigern können und warum sie für das Management von wichtigen Besprechungen unerlässlich sind. In der sich dynamisch ändernden Geschäftsumgebung ist die Effizienz von Vorstands- und Gremiensitzungen entscheidend für den Erfolg von Finanzdienstleistern. Die Organisation und Dokumentation dieser Sitzungen liegt oft bei Vorstandsassistenzen, die zunehmend auf innovative Technologien angewiesen sind, um ihre Aufgaben effektiv zu bewältigen. Digitale Werkzeuge für den gesamten Lebenszyklus von Entscheidungen in Kombination mit automatischer Protokollierung stellen hierbei eine wertvolle Unterstützung dar.

Die rechtliche Notwendigkeit der Protokollierung

Gemäß dem Gesetz über das Kreditwesen (KWG) müssen Banken in Deutschland angemessene Leitungs-, Steuerungs- und Kontrollprozesse etablieren. Dies schließt die verpflichtende Protokollierung von Vorstandsentscheidungen ein, um Governance und die nötige Transparenz bei größtmöglicher Vertraulichkeit und Sicherheit zu gewährleisten. Sehr vergleichbare Anforderungen ergeben sich für Versicherungen aus dem Versicherungsaufsichtsgesetz (VAG).1 Die Nutzung digitaler Protokolle, die mittlerweile gängige Praxis ist, bietet dabei nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern ermöglicht auch eine effiziente und sichere Handhabung von Dokumenten, während und nach den Sitzungen.

Zentralisierung und Sicherheit von Entscheidungsprozessen

Moderne Entscheidungs- und Sitzungsmanagement-Tools bieten eine Plattform, die nicht nur alle relevanten Informationen zentral verwaltet, sondern diese auch sicher schützt. Integrierte Workflows unterstützen von der Einreichung, auch unter Beachtung aller Mitbestimmungsaspekte2, der Erstellung der Tagesordnung, der Einladungen, des Protokolls bis zur Archivierung der Beschlüsse alle Aspekte von Entscheidungen und Sitzungen. Umsetzungscockpits bieten Berechtigten jederzeit einen soliden Überblick. Diese Zentralisierung hilft, Fehler zu minimieren und die Einhaltung von Compliance-Vorschriften3 sicherzustellen.

Automatische Protokollierung zur Effizienzsteigerung

Die automatische Protokollierung durch künstliche Intelligenz kann Gespräche transkribieren und wichtige Entscheidungen in Form von Ergebnis- oder Verlaufsprotokollen festhalten. Ein integrierter KI-Chatbot kann während der Sitzung spezifische Informationen liefern, wodurch die Interaktivität und Zugänglichkeit von Informationen verbessert wird. Zudem macht die Durchsuchbarkeit des Wortprotokolls das schnelle Auffinden spezifischer Diskussionspunkte möglich, was besonders in der Nachbereitung von Sitzungen von Vorteil ist. Die Möglichkeit zur modularen Zusammenstellung des Protokolls erlaubt eine flexible Handhabung und individuelle Anpassung der Sitzungsdokumentation, um unterschiedlichen Berichtsanforderungen4 gerecht zu werden.

Vorteile digitaler Protokollierung

Die digitalen Protokolle sparen nicht nur Kosten, Zeit und Papier, sie erleichtern auch die Auffindbarkeit von Informationen und garantieren Vollständigkeit und Objektivität der Informationen.

Datenschutz bei Vorstands- und Gremiensitzungen

Die Aufzeichnung der Sprachspur bei Vorstandsmeetings wurde in der Vergangenheit noch nicht häufig praktiziert, jedoch spricht nichts dagegen, solange die Lösung den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entspricht. Wichtig ist dabei, dass alle Teilnehmer über die Aufzeichnung informiert werden und ihre Einwilligung dazu geben. Zudem müssen die Daten sicher gespeichert, streng kontrolliert und nur so lange wie nötig aufbewahrt sowie gelöscht werden, um die Einhaltung der DSGVO zu gewährleisten.

Fazit

Softwarelösungen für das digitale Entscheidungs- und Sitzungsmanagement und für die automatische Protokollierung sind für die Vorstands- und Gremienarbeit mehr als nur Hilfsmittel: Sie sind essenziell für eine effektive Unternehmensführung. Sie tragen dazu bei, Arbeitsabläufe zu optimieren, die Qualität der Entscheidungsfindung zu verbessern und letztendlich die Produktivität und Effektivität von Vorstandsbesprechungen zu steigern.

PRAXISTIPPS

• Nutzen Sie Software wie AgiliCision5 für Ihr digitales Entscheidungs- und Sitzungsmanagement.
• Verwenden Sie spezialisierte Software wie SpeechMind6 für die KI-Protokollierung.
• Achten Sie auf die Einhaltung der DSGVO bei der Nutzung von Cloud-Lösungen.
• Nehmen Sie sich etwas Zeit für ein kurzes passgenaues Coaching für Vorstandsmitglieder und Assistenzen bei der Einführung neuer Tools.
• Stellen Sie auch weiteren Stakeholdern bei Gremien wie Aufsichts-/Verwaltungsräten bedarfsgerechte Onboarding-Maßnahmen zur Verfügung.