Fit & Proper für die Bankorganisation

Fit & Proper zu sein und zu bleiben, ist das Ergebnis eines durchdachten Prozesses, der in der gesamten Organisation verankert sein muss.

Marcus Michel, Vorstand FCH Gruppe AG

Dr. Jaime Uribe, Geschäftsführer FCH Personal GmbH

I. Anforderungen der Aufsicht

Organisationsverantwortliche sind durch die EBA/GL/2012/06 und die EBA/GL/2017/12 direkt gefordert, nachhaltige Rahmenbedingungen zu schaffen, die die Beurteilung der Eignung von Leitungs- und Schlüsselfunktionen in Banken und Investmentgesellschaften in der Organisation verankern. Dafür müssen die Institute, unter Beachtung des Proportionalitätsprinzips, Strukturen und Prozesse sicherstellen und diese regelmäßig auf Effektivität (das Richtige zu tun) und Effizienz (es richtig zu tun) überprüfen und ggf. anpassen.

Buchtipps

 Zeranski (Hrsg.), Fit & Proper-Praxisleitfaden, 2019.

Erfolgsfaktor Humankapital bei der Fusion von Banken, 2018.

Die Aufsicht wird in dem Zusammenhang künftig höhere Anforderungen an eine ordnungsgemäße Implementierung der Fit & Proper-Anforderungen prüfen. Diese Anforderungen gelten bereits sowohl für die Organisation insgesamt als auch für die einzelnen Betroffenen und müssen sich in jeder strategischen Überlegung finden.

Seminartipps

Der Samurai Manager® Basic im Rahmen von Fit & Proper, 13.–15.11.2019, Bad Homburg.

Compliance-Jahrestagung 2019; 18.–19.11.2019, Berlin.

Zwingender Einbezug der SREP-Anforderungen in die Revisionsarbeit, 21.11.2019, Berlin.

II. Konsequenzen

Im Fokus stehen somit:

• das Geschäftsmodell,
• die eigenen Governance Leit- und Richtlinien,
• die funktionierenden Prozesse im Risikomanagement, in der Compliance sowie Revision und letztendlich
• die kollektive und individuelle Eignung, womit auch die Prozesse im HR-Bereich (Rekrutierung, Beförderung/Bestellung, Weiterentwicklung, Versetzung) in den Fokus der Prüfungen rücken müssen.

Dies bedeutet, alle Banken müssen ihre Leitungs- und Schlüsselfunktionen regelmäßig (extern) prüfen (lassen), ob sie Fit & Proper sind, was sich nur mit einer implementierten Fit & Proper-Policy und einem Methodenmix auf der Basis eines stets aktuellen, vernetzten Wissens umsetzen lässt. Die Institute müssen insofern Sorge dafür tragen, intern die Kompetenzen für die Umsetzung, Dokumentation und Prüfung der Fit & Proper-Anforderungen zu entwickeln oder diese extern zu erwerben.

Beratungstipps

Fit & Proper für die Bankorganisation.

Fit & Proper Individual.

III. Fit & Proper in der unmittelbaren Praxis

Institute sollten bei der Eignungsbeurteilung von Geschäftsleitern, Mitgliedern von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen sowie Inhabern von sog. Schlüsselpositionen diese Entwicklung proaktiv angehen und zugleich als Chance begreifen. Die Anwendung des Proportionalitätsprinzips „befreit“ hier nicht von der Erfüllung der Fit & Proper-Anforderungen, sondern hilft letztendlich bei der Festlegung, welche Anforderungen nach welchen Kriterien mehr oder weniger intensiv bei der Implementierung und der Prüfung betrachtet werden.

Filmtipps

Auswirkungen der neuen Fit & Proper-Anforderungen.

Samurai Manager – Erfolgsentscheidende Kompetenzen einer Führungskraft.

Die Eignungsbeurteilung können Sie mit unserer Unterstützung, z. B. beim bestehenden Personal, Neu-Einstellungen und im Rahmen von Fusionen, schon jetzt in Ihrer Organisation schrittweise im Sinne der Aufsicht sicher implementieren und dokumentieren.

Abbildung: FCH Fit & Proper-Zyklus/Umsetzungsfelder und Instrumente für die Praxis

PRAXISTIPPS

• Etablieren Sie die aktuellen Leitlinien von EZB, EBA ESMA zur Personaleignung (EBA/GL/2012/06, EBA/GL/2017/12) als Fit & Proper-Prozess in Ihrem Hause, der im Rahmen der Gesamtbankstrategie überprüft und zugleich vorausschauend zur Personalentwicklung im Zuge der demographischen Herausforderungen genutzt wird.
• Etablieren Sie eine Fit & Proper-Policy in Ihrem Haus und achten Sie auf eine vollständige Dokumentation.
• Setzen Sie die EBA/GL/2012/06 bzw. EBA/GL/2017/12 (ab 30.06.2018) zur Personaleignungsprüfung von Leitungs- und Schlüsselfunktionen fundiert mit einer umfassenden positionsspezifischen Eignungsfeststellung um. Binden Sie Vorstand und Aufsichts-/Verwaltungsrat angemessen ein, da diese für die Fit & Proper-Strategie und deren Umsetzung verantwortlich sind. Bei schlechter Umsetzung muss und wird die Aufsicht Sanktionen aussprechen.
• Setzen Sie sich mit den Anforderungen an die Leitungs- und Schlüsselfunktionen in Ihrem Institut auseinander. Stellen Sie sicher, dass Ihre Anforderungsprofile stets aktuell sind und konsequent vernetzt Anwendung finden, wozu qualifizierte Experteninterviews unter Einbeziehung externer Spezialisten gehören. Berücksichtigen Sie bei den Anforderungsprofilen wesentliche Veränderungen im Geschäftsmodell, im Umfeld und in der Regulierung.
• Lassen Sie sich von Experten bei der Umsetzung der Fit & Proper-Policy unabhängig prüfen, um mögliche Schwachstellen und Verbesserungsmöglichkeiten neutral ohne Interessenskonflikte aufgezeigt zu bekommen. Achten Sie auf die Qualität der Experten, die mit der aktuellen Regulierung gut vertraut sein müssen, so dass Ihr Haus die externe Beurteilung auch als Bestandteil von Governance und Compliance im Sinne des SREP nutzen kann.
• Lassen Sie sich von Experten bei der Durchführung von Fit & Proper-Testverfahren (Fit & Proper-Assessments) für neues Personal beraten. Stellen Sie den Methodenmix zusammen, der zu Ihrem Haus passt, zumal es in mittelständischen Instituten nicht wirtschaftlich ist, die Kompetenz zur fachlich fundierten Fit & Proper-Prüfung bei der Auswahl von neuem Personal laufend vorzuhalten. Nutzen Sie diese Expertise auch zur Personalauswahl bei Fusionen.