Auf dem Weg zur papierlosen Jahresabschlussanalyse
Martin Dörle, Abteilungsleiter Analysen Kredit, Volksbank Breisgau Nord eGDigitalisierung der Einreichung und Analyse wirtschaftlicher Unterlagen
Vor wenigen Jahren hat die Digitalisierung auch im Marktfolgebereich der Volksbanken begonnen. Die Digitalisierung ist als technischer Kulturwandel zu begreifen, dessen Ende nicht absehbar ist. Aufgrund der sukzessiven Optimierung und Schaffung neuer digitaler Möglichkeiten, gilt es gerade im Hinblick auf die sich bietenden Kosteneinsparpotentiale, die technischen Entwicklungen baldmöglichst in die tägliche Analysepraxis der Banken zu implementieren. Diese Veränderungen betreffen alle am Prozess der Jahresabschlussanalyse beteiligten Partner: Bank, Steuerberater und nicht zuletzt den Kreditnehmer selbst. Aus Bankensicht gilt es hier, technische Kompetenz und Innovationsfähigkeit zu zeigen.
Schritte auf dem Weg zur Digitalisierung bei der Jahresabschlussanalyse
Zentraler Meilenstein ist die Einführung der elektronischen Kreditakte. In einer, je nach Bankengröße, über mehrere Monate dauernden Umstellungsphase erfolgt die Digitalisierung aller privaten und gewerblichen Kreditakten. Dadurch entstehen künftig wesentlich schnellere, über Kompetenzprofile steuerbare Zugriffsmöglichkeiten auf die Kreditakten und einzelnen Dokumente. Der Platzbedarf für Aktenschränke wird auf ein erforderliches Minimum reduziert. Für die elektronische Kreditantragsprotokollierung ergeben sich weitere positive Effekte, da die benötigten Kundendaten, wie z. B. die Jahresabschlussanalyse oder die Kapitaldienstfähigkeitsbeurteilung bereits in digitaler Form vorhanden sind und direkt in Kreditvergabevorgänge implementiert werden können. Dem Jahresabschlussanalysten stehen ebenfalls alle erforderlichen Kundendaten übersichtlich und schnellstmöglich zur Verfügung.
BUCHTIPP
Heese/Kohlhase (Hrsg.), Analyse von Bank- und Versicherungsbilanzen, 2015.
Parallel hierzu wird das Ziel der papierlosen Kreditsachbearbeitung insgesamt angestrebt. Hierbei ist zum einen die Einrichtung zeitgemäßer und technisch angemessener Arbeitsplätze und zum anderen die Verarbeitung der teilweise immer noch papierhaft eingehenden Unterlagen umzusetzen. Neben überschaubaren erforderlichen Investitionen in Monitore, ergeben sich jedoch auch Kosteneinsparpotentiale durch die Abschaffung von Druckern in den Büros. Zentrale Druckstationen bringen nicht nur ein steigendes Kostenbewusstsein der Mitarbeiter, sondern auch den Effekt eines besseren Raumklimas in den Büros mit sich. Die noch papierhaft eingehenden Unterlagen werden zentral eingescannt und in digitale Postfächer zur Weiterverarbeitung (Kreditsachbearbeitung, Analyse) geleitet. Durch Kategorisierung und Priorisierung der eingereichten wirtschaftlichen Unterlagen in verschiedene digitale Postfächer, ergeben sich neben einer hohen Transparenz über die noch nicht analysierten Unterlagen auch kürzere Durchlaufzeiten sowie die Erfüllung der internen und externen Regelungen zur Einhaltung von § 18 KWG.
Technisch möglich ist bereits die Einreichung wirtschaftlicher Unterlagen durch den Steuerberater über externe Schnittstellen (DATEV-Schnittstelle bzw. Digitaler Finanzbericht). Entscheidend ist hierbei, den Steuerberater in den Veränderungsprozess miteinzubeziehen. Ziel sollte hier sein, künftig möglichst alle wirtschaftlichen Unterlagen in digitaler Form zu erhalten. Eine aktive Kommunikation und Präsentation der technischen Möglichkeiten durch die Bank, beispielsweise im Rahmen eines Steuerberater-Forums, können hier den Mehrwert für alle Beteiligten verdeutlichen und als Impulsgeber wirken. Positive Effekte: Entlastung des Kunden, keine papierhaften Ausdrucke des Jahresabschlusses durch den Steuerberater, der schnellere und sichere Übertragungsweg direkt aus der Software des Steuerberaters an die Bank, eine Erhöhung der Kundenbindung und Optimierungen im Analyseprozess innerhalb der Bank. Voraussetzung für die Nutzung der Schnittstelle und damit der sich ergebenden Vorteile sind entsprechende vertragliche Vereinbarungen zwischen Kunde, Steuerberater und Bank.
SEMINARTIPPS
Prüfung § 18/§ 18a KWG- & Bonitätsanalyse-Prozesse, 09.10.2018, Berlin.
Externe Daten & Ratings nach neuen MaRisk: eigene Plausibilisierungen – Dokumentation – Verwendung, 16.10.2018, Frankfurt/M.
Analyse der zukünftigen Kapitaldienstfähigkeit, 20.11.2018, Köln.
Aktuelle Offenlegung von Finanz- & Risikodaten, 06.12.2018, Frankfurt/M.
Ein weiterer Schritt zur Digitalisierung ist die
elektronische Jahresabschlussanalyse mittels standardisierten und strukturierten Ampelsystemen. Die hausinterne Bearbeitung und Weiterleitung (Marktfolge an Markt) erfolgt über die automatisierte Vorgangssteuerung. MaRisk-konform orientiert sich die Intensität der Analyse am Risikogehalt des jeweiligen Kreditengagements. Daraus ergeben sich zweifelsohne Zeiteinsparungen und Produktivitätssteigerungen im Rahmen der Jahresabschlussanalyse.
Durch Erfahrungswerte aus der täglichen Praxis erfolgen künftig permanente Prozessoptimierungen in kürzeren Zyklen als in der Vergangenheit. Entscheidend ist, die Digitalisierung nicht als klassisches Projekt, sondern als stetiger Entwicklungsprozess zu begreifen. Neben den Interessen der Bank und den umzusetzenden gesetzlichen Vorgaben, sollte bei allen Überlegungen aber nicht zuletzt die Kundenzufriedenheit und damit der Kundennutzen im Fokus der Innovationen stehen.
PRAXISTIPPS
- Meilenstein: Elektronische Kreditakte – Grundlage für die papierlose Kreditsachbearbeitung.
- Technische Voraussetzungen (Hardware) für die „digitale Sachbearbeitung“ schaffen.
- Prozesse durch Vorgänge standardisieren und fortlaufend optimieren. Ziel: Die papierlose Jahresabschlussanalyse!
- Mitarbeiter, Steuerberater und Kreditnehmer in die Veränderungen einbeziehen: Umdenken, weg vom Papier!
- Digitalisierung ist kein Projekt, sondern ein immer wieder an neue Entwicklungen anzupassender Optimierungsprozess, der erst begonnen hat.
Beitragsnummer: 533