Effiziente und effektive Zusammenarbeit der Beauftragten

Workshop: Zusammenarbeit der Beauftragten – Effiziente Abstimmung im Drei-Linien-Modell zur

Zum Thema

In vielen Banken und Sparkassen arbeiten verschiedene Beauftragte (Geldwäsche, WpHG Datenschutz, Informationssicherheit und MaRisk) im Rahmen von Insellösungen, oft isoliert nebeneinander her. Dies führt oft zu ineffizienten Prozessen, unzureichenden Informationsflüssen und im Ergebnis zu erhöhten Risiken durch fehlende Abstimmung. Eine verbesserte Zusammenarbeit ermöglicht es, Synergien zu nutzen, Berichtswege zu optimieren, regulatorische Anforderungen gezielter zu erfüllen und verbessert letztlich die Zusammenarbeit im Rahmen des Drei-Linien-Modells.

Vorgehen

• Bestandsaufnahme der bestehenden Strukturen und Identifikation von Optimierungspotenzialen, 
• Interviews mit Schlüsselmitarbeitern der einzelnen Beauftragtenfunktionen
  
• Entwicklung konkreter Umsetzungsvorschläge
• Implementierung einer effizienten Kooperationsstruktur: Festlegung von Rollen, Verantwortlichkeiten und regelmäßigen Austauschformaten als Plattform zur Informationsbündelung
• Implementierung effizienter Berichtswege 
• Praxisorientierte Workshops: Schulung der Beauftragten zu übergreifenden Themen, um Verständnis und Zusammenarbeit zu fördern.
• Begleitung der Umsetzung: Unterstützung bei der Implementierung neuer Prozesse und kontinuierliche Optimierung

Ergebnisse

• Konkreter Maßnahmenplan zur Verbesserung der Zusammenarbeit auf der 2nd Line
• Verbesserte Abstimmung zwischen den Beauftragten und klare Kommunikationswege.
• Reduzierung von Doppelarbeiten und effizientere Ressourcennutzung.
• Nachhaltige Erfüllung regulatorischer Anforderungen durch abgestimmte Prozesse.
• Gestärkte Zusammenarbeit und Erhöhung der Gesamtcompliance-Effektivität im Institut.