Mängel-Klassifizierung & Mängel-Verfolgung

Anforderungen der Aufsicht an die Klassifizierung und Verfolgung festgestellter Mängel sowie die Überwachung abgeleiteter Maßnahmen

• Erwartungen der Aufsicht an die Dokumentation von Mängeln/Mängelursachen in den Prüfungsunterlagen
• Anforderungen an den Umfang und die Detailtiefe der Berichterstattung in Abhängigkeit der Mängelkategorie – Mindestberichtsinhalte zur Mängelklassifizierung und Mängelnachverfolgung gemäß MaRisk
• Welche Mängel sind ad hoc an Vorstand und/oder Aufsichtsorgan zu berichten?
• Nachschauprüfung von Umsetzungsfristen für die Mängelbeseitigung durch die Aufsicht
• Inwieweit ist eine Nichterledigung von Revisionsfeststellungen bzw. Nichtabarbeitung von Mängeln mit Handlungsbedarfen vereinbar mit den Sorgfaltspflichten der Geschäftsleitung?

Klassifizierung von Feststellungen & Mängeln • Maßnahmen bei nicht abgestellten (Vorjahres-)Mängeln

• Häufige Feststellungen bzgl. der Mängelklassifizierung und Mängelnachverfolgung aus Sonderprüfungen nach § 44 KWG
• Klassifizierung von Prüfungsfeststellungen und Prüfung der Beseitigung der Vorjahresmängel durch den Abschlussprüfer
• Einwertung der Feststellungen von MaRisk-Verstößen und Besonderheiten bei (Mängel-)Nachschauprüfungen
• Risikoeinstufung von Feststellungen und Ergebnissen aus Revisionsberichten
• Diskussion der Mängelkategorisierung mit dem geprüften Bereich und der Geschäftsleitung
• Eskalationsprozess und zunehmender Schweregrad der Feststellungen bei Nichtbeseitigung von Mängeln
• Pflichten des Abschluss-/Sonderprüfers bei der Feststellung wesentlicher oder schwerwiegender Mängel
• Prüfung der fristgerechten Mängelbeseitigung durch den externen Prüfer
• Praxisbeispiele für Mängel hinsichtlich der Wirtschaftlichkeit sowie der Angemessenheit und Wirksamkeit des Internen Kontrollsystems (IKS) innerhalb der Gesamtbank

Mängelnachverfolgung und Umsetzungsprüfung durch die Interne Revision – Vorgehensweise und Dokumentation 

• Grundlagen des Follow-Up-Prozesses der Internen Revision (Überwachung, Eskalation, Reporting)
• Klare Festlegung/Vereinbarung von Handlungsbedarf und Umsetzungsverantwortung als Grundlage für einen effizienten und wirksamen Follow-Up-Prozess
• Differenzierung zwischen wesentlichen/schwerwiegenden und weniger wesentlichen Mängeln und besondere Berichtspflichten bei wesentlichen und schwerwiegenden Mängeln
• Umsetzungsfristen sowie Umgang mit Feststellungen mit längerfristigem Erledigungstermin
• Umgang mit Terminverlängerungen
• Nachvollziehbare Dokumentation der Mängelbeseitigung
• Anwendung des Instruments der Nachschauprüfungen
• Jahres- und Quartalsberichterstattung über die Mängelnachverfolgung
• Sonderthemen:
  - Mängelbeseitigungs- und Nachverfolgungsprozess bei Auslagerungssachverhalten
  - Umgang mit Mängeln im Rahmen einer Projektbegleitung durch die Interne Revision
  - Follow-Up von externen Feststellungen (Aufsicht, Wirtschaftsprüfer, etc.)