Strategien für eine erfolgreiche Prüfung Gesamtbanksteuerung

Sandra Schmolz, Finanzcontrollerin, Unternehmensplanung und Steuerung, VR Bank Starnberg-Herrsching-Landsberg eG

Gemäß AT 4.4.3 Tz. 3 MaRisk hat die Interne Revision […] risikoorientiert und prozessunabhängig die Wirksamkeit und Angemessenheit des Risikomanagements im Allgemeinen und des internen Kontrollsystems im Besonderen sowie die Ordnungsmäßigkeit grundsätzlich aller Aktivitäten und Prozesse zu prüfen und zu beurteilen […][1]. Zur Wahrnehmung dieser Aufgabe ist gemäß BT 2.3 MaRisk jährlich ein Prüfungsplan zu erstellen und von der Geschäftsleitung zu genehmigen. Der Bereich Gesamtbanksteuerung ist aufgrund seiner Bedeutung für das Risikomanagement laufend in den jährlichen Prüfungsplan einzubeziehen.

Nachfolgend wird ein erster Überblick über ein in der Praxis erfolgreich erprobtes Vorgehen in einer Genossenschaftsbank gegeben. Dabei werden im Prüfungsverlauf drei Phasen unterschieden: Prüfungsvorbereitung, Prüfungsdurchführung und Prüfungsnachbereitung.

Prüfungsvorbereitung

Im Vorfeld der Prüfung stellen die Prüfer der Internen und externen Revision in der Regel eine Liste mit initialen Anforderungen an relevanten Unterlagen (sog. erbetene Informationen) für die Prüfungshandlungen bereit. Weitere Hilfsmittel zur Vorbereitung sind Prüfungs-Checklisten und -Leitfäden für die Gesamtbanksteuerung.

Für einen reibungslosen Ablauf der Prüfung ist eine strukturierte Bereitstellung der relevanten Dokumente besonders wichtig. Diese umfasst auch eine Übersicht über alle bereitzustellenden Dokumente samt Hauptansprechpartnern der zu betrachtenden Themenkomplexe.

Zu beachten ist, dass ggf. auch weitere Bereiche (v. a. Vorstandsstab, Treasury, Organisation, Rechnungswesen, interne Revision) bei der Zulieferung der von diesen benötigten Informationen und Dokumenten einzubeziehen sind.

Die Zusammenstellung und Bereitstellung der Dokumente sowie im Vorfeld ggf. erforderliche Abstimmungen mit dem Prüfer sollten zentral koordiniert werden.

Für die Unterlagenbereitstellung hat sich eine zentrale Ablagestruktur mit Gliederung nach Anforderungspunkten bewährt. 

Die strukturierte zentrale Übersicht aller bereitzustellenden Dokumente samt einer genauen Zuordnung der Verantwortlichkeiten erleichtert die Koordination und das Tracking der Bereitstellung der Dokumente erheblich. Im Rahmen des Trackings sollten vor der endgültigen Bereitstellung der relevanten Dokumente diese zentral auf Vollständigkeit und Aktualität geprüft werden.

Die folgende Tabelle zeigt einen möglichen Aufbau für die oben genannte Übersicht.

Tabelle 1: Aufbau Übersicht bereitzustellende Dokumente

Mögliche Unklarheiten zu den initialen Anforderungen/erbetenen Informationen sollten bereits im Vorfeld mit dem Prüfer ausgeräumt werden. Dies vermeidet Rückfragen im weiteren Prüfungsverlauf. Schließlich ist auch das Onboarding des Prüfers im Vorfeld vorzubereiten.

Prüfungsdurchführung

Im Rahmen des Einstiegsgesprächs mit dem Prüfer wird eine kurze Vorstellung der relevanten Verantwortlichen und Hauptansprechpartner sowie eine Abstimmung zum weiteren Ablauf der Prüfung angeraten. Weitere wesentliche Inhalte sind die Klärung erster Rückfragen, eine Einführung in einzelne Spezifika des Instituts sowie Erläuterung grundlegender Dokumentationen und Auswertungen und der Ablagestruktur.

Zudem hat sich die Benennung eines zentralen Ansprechpartners, der die weitere interne Koordination (z. B. Terminfindung, Beantwortung von Rückfragen, Bereitstellung von Unterlagen/Auswertungen) während der Prüfungsdurchführung übernimmt, bewährt. Dadurch soll ein laufender Austausch zwischen zentralem Ansprechpartner und Prüfer inklusive Stimmungsabfrage gewährleistet und mögliche Missverständnisse frühzeitig ausgeräumt werden. Hinweise zu direkt bearbeitbaren Sachverhalten können koordiniert umgesetzt und ggf. noch während der laufenden Prüfung rückbestätigt werden.

Bei umfangreicheren Dokumentenlieferungen hat sich ein Erläuterungstermin, in welchem strukturiert durch die Unterlagen geführt und Rückfragen direkt beantwortet werden, als hilfreich erwiesen.

Am Ende der Prüfungsdurchführung erfolgt schließlich ein Abschlussgespräch zusammen mit dem Management. Darin werden der Prüfungsbericht und die Prüfungsergebnisse sowie die ggf. identifizierten Sachverhalte/Hinweise besprochen. Dabei sind auch Rückfragen bei Unklarheiten zu Sachverhalten und deren Bearbeitungsmöglichkeiten möglich.

Vorbereitend ist es besonders wichtig, den vorab zur Verfügung gestellten Prüfbericht im Vorfeld zu sichten und ggf. weitere Erläuterungen zu Sachverhalten und deren Erklärung bei Unklarheiten/falschem Verständnis bzw. unterschiedlichen Sichtweisen vorzubereiten.

Prüfungsnachbereitung

Nach dem Abschlussgespräch folgt in der Regel eine interne Besprechung der finalen Sachverhalte mit Erörterung der sich daraus ergebenden Handlungsbedarfe und Zuordnung der thematischen Verantwortlichkeiten für die Bearbeitung. Damit verbunden sind die Erarbeitung und Abstimmung von Maßnahmen zur Bearbeitung bzw. Abstellung der Sachverhalte sowie die Erstellung eines Maßnahmenplans mit folgenden Inhalten:

• Sachverhalt
• Institutseigenes „Ambitionsniveau“ (Zielbild)
• Maßnahme zur Schließung des Sachverhalts
• Ergebnisobjekt(e)
• Verantwortlichkeit
• Zieltermin für die Umsetzung
• ggf. Hinweis auf Abhängigkeiten zu weiteren Maßnahmen. 

Dieser Maßnahmenplan ist dem Management zu erläutern und mit ihm abzustimmen. Die fristgerechte Bearbeitung der definierten Maßnahmen zur Abstellung der Sachverhalte ist laufend zentral zu überwachen. Der Abarbeitungsfortschritt regelmäßig an das Management zu berichten.

Ausführlichere Erläuterungen zu dem in diesem Beitrag skizzierten Vorgehen erhalten Sie in dem in Kürze erscheinenden Fachbeitrag sowie im Online-Seminar „Gesamtbanksteuerung: Effiziente Durchführung der Fachbereichsprüfung“ am 14.05.2025.

PRAXISTIPPS

• Nutzen Sie die vom GVB erarbeiteten und veröffentlichten Checklisten zur gezielten Vorbereitung auf die Prüfung und strukturieren Bereitstellung der daraus abgeleiteten relevanten Dokumente.
• Benennen Sie einen zentralen Koordinator zur Begleitung der Prüfung.
• Bleiben Sie sowohl im Vorfeld als auch während der Prüfungsdurchführung über einen zentralen Ansprechpartner in einem laufenden Austausch mit dem Prüfer.