Thomas Jurk, Senior Consultant, FCH Consult GmbH.
Die bankaufsichtlichen Anforderungen an die praktische Weiterentwicklung von Internen Kontrollsystemen nehmen kontinuierlich zu, dies belegen auch immer wieder aktuelle Prüfungsfeststellungen der Aufsicht im Rahmen von § 44 KWG-Sonderprüfungen mit der Vergabe von SREP-Zuschlägen. Die drückende Regulatorik, aber auch das Sicherheitsbedürfnis der Geschäftsleiter/Vorstände führen zu rapiden Veränderungsprojekten in den Instituten. Hierbei stellt sich immer wieder die Frage, wer die Weiterentwicklung des IKS verantwortet, welche Ziele zu erreichen sind und wie man diese erreicht.
Die Grundlage erfolgreicher IKS-Projekte bildet die Zusammenarbeit der verschiedenen Beteiligten (u. a. operativer Fachbereich, Compliance/Beauftragte, Risikocontrolling, Bankorganisation) und die Schaffung eines gemeinsamen Verständnisses. Insbesondere die Begriffe Internes Kontrollsystem, Wesentlichkeit, Risiko, Kontrolle und Schlüsselkontrolle werden vielmals nicht einheitlich verwendet und führen zur unterschiedlichsten Anwendung in den Organisationsrichtlinien, Methoden und Verfahren der Institute.
BUCHTIPP
Helfer/Geiersbach/Riediger/Hanenberg (Hrsg.): Interne Kontrollsysteme in Banken und Sparkassen, 3. Aufl. 2020.
Im Rahmen der Bestandsaufnahme sind neben der Analyse der Risikokultur insbesondere bankaufsichtliche und gesetzliche Lücken zur Sicherstellung der Angemessenheit des IKS zu identifizieren. Die Ergebnisse dieser GAP-Analyse fließen als Anforderungen in die Ausgestaltung des Gesamtsystems ein. Die Zielstellung, Struktur, Rollen, Methoden und Verfahren sowie der Steuerungskreislauf des IKS sind schriftlich in der IKS-Richtlinie bzw. den Organisationsrichtlinien des Instituts zu dokumentieren und in die operativen Arbeitsabläufe zu implementieren. Neben dem Vorstand hat insbesondere die zweite Verteidigungslinie, z. B. in der Funktion des IKS-Beauftragten, auf die kontinuierliche Weiterentwicklung des IKS hinzuwirken.
BERATUNGSTIPPS
IKS Kompakt: Aufbau & Prüfung von Schlüsselkontrollen.
Reduzierung von Kontrollen in (Geschäfts-)Prozessen.
Methodisch sind Vorgaben zur Identifizierung, Bewertung und Steuerung der operationellen Risiken (einschl. der aufsichtsrechtlichen und gesetzlichen Risiken) zu erarbeiten. Die Einzelrisiken werden in den Geschäftsprozessen identifiziert und mittels manuellen, automatisierten und/oder maschinellen Kontrollen gesteuert. Durch die Risikobewertung können wesentliche Kontrollhandlungen, so genannte Schlüsselkontrollen, identifiziert und fokussiert eingesetzt werden. Auf Grund der Verbindung und Darstellung von Risiken und Kontrollen werden den prozessbeteiligten Mitarbeitern die operationellen Risiken in ihrer täglichen Arbeit transparent aufgezeigt und die Risikokultur nachhaltig gefördert.
Die Dokumentation der prozessinhärenten Risiken sowie der entsprechenden (Schlüssel-)Kontrollen erfolgt vielmals in einer Risiko-Kontroll-Matrix (RKM) oder im Prozessmanagement-Werkzeug (BPM-Tool) des Instituts. Hierbei ist auf eine konsistente Ausgestaltung der Risiko- und Kontrolleigenschaften zur IKS-Richtlinie und den Vorgaben der Risikostrategie/dem Risikohandbuch zu achten. Die fehlende Angabe von Kontrolleigenschaften (wie z. B. einer nachvollziehbaren Kontrollbeschreibung, Stichprobenverfahren, Kontrolldokumentation oder Ablageort) sowie einer angemessenen Kontrollintensität (u. a. Stichprobenumfang, Kontrollturnus) sind sukzessive zu ergänzen.
INHOUSETIPP
IKS Kompakt: Aufbau & Prüfung von Schlüsselkontrollen.
Im Kontext aufsichtsrechtlicher und gesetzlicher Neuerungen wird das IKS in den Instituten regelmäßig an den verschiedensten Stellen optimiert. Die Weiterentwicklung des Gesamtsystems und die damit verbundene Sicherstellung der Angemessenheit und Wirksamkeit des IKS setzt jedoch eine praxiserprobte und methodisch fundierte Vorgehensweise in der Vielfalt und Komplexität des Systems voraus.
FCH Toolbox IKS - Übersicht der Bestandteile - |
Nr. | FCH Toolbox IKS – Werkzeuge | Zielsetzung |
Beratung & Inhouse-Workshop |
1. | IKS Grundlagen-Workshop | Einbindung der IKS-Beteiligten vor Projektbeginn zur Schaffung eines einheitlichen Verständnisses zu den Grundlagen im IKS. Know-how zu bankaufsichtlichen Anforderungen, IKS-Rahmenwerken, IKS-Zielen, Zusammenarbeitsmodellen & Rollen, IKS-Steuerungskreislauf, Risikobewertung und Risikosteuerung mittels (Schlüssel-)Kontrollen |
2. | Projektplan „IKS-Optimierung” | Nutzung eines praxiserprobten und standardisierten Projektplans zur Grob- und Feinplanung des IKS-Projektes. |
3. | Beratungsleistung
(3 Beratungstage) | Entwicklung einer institutsspezifischen Vorgehensweise, Definition von Projektergebnissen sowie Diskussion von fachlichen Themen, offenen Fragen und bankaufsichtlichen/gesetzlichen Anforderungen zur eigenständigen IKS-Optimierung unter der initialen Begleitung von Fachexperten. |
Publikation & Medieninhalte |
4. | IKS-Standardwerk „Interne Kontrollsysteme in Banken und Sparkassen, 3. Aufl., 4/2020“ | Aktuelles bankaufsichtliches und praktisches Know-how rund ums das Thema IKS von erfahrenen Bankexperten aus Praxis & Aufsicht. Zur Unterstützung des Selbststudiums der IKS-Beteiligten sowie als Nachschlagewerk im Rahmen des IKS-Projektes. |
5. | IKS-Film | Vorstellung der wesentlichen Bestandteile eines systematisch aufgebauten Internen Kontrollsystems unter der Verwendung von Schlüsselkontrollen. Begleitendes Fachwissen – praktisch erklärt – zur Vermittlung von Grundlagen im IKS. |
6. | Überblick wesentlicher Schlüsselkontrollen (säulenübergreifende Perspektive) | Hilfsmittel zur Identifizierung von wesentlichen Schlüsselkontrollen auf Basis bankaufsichtlicher und gesetzlicher Anforderungen sowie aktueller Prüfungsfeststellungen der Aufsicht. |
Organisationsrichtlinien & Praxis-Tools |
7. | IKS-Richtlinie
(FCH Standard) | Praktisches Hilfsmittel zur Dokumentation eines modernen IKS-Gesamtsystems – im Sinne der bankaufsichtlichen Vorgaben – mit Hinweisen zur Implementierung. IKS-Zielstellung, IKS-Struktur und Grundlagen, Rollen & Verantwortlichkeiten, IKS-Steuerungskreislauf mit Instrumenten und Methoden zur Risikoidentifizierung, -bewertung und -steuerung, Definition von (Schlüssel-)Kontrollen und Festlegung von Kontrolleigenschaften, Formulare (u. a. Angemessenheitserklärung) |
8. | Risiko-Kontroll-Matrix
(FCH-Template) | Instrument zur einheitlichen Erfassung & Dokumentation der manuellen, automatisierten und maschinellen Kontrollen in Verbindung mit den Geschäftsprozessen und operationellen Risiken des Instituts. |
9. | Analyse-Tool
„Reifegrade IKS” | Hilfsmittel zur Bestimmung des Reifegrades des Internen Kontrollsystems und der Ableitung von Handlungserfordernissen. |
10. | Analyse-Tool
„Reifegrad Risikokultur” | Vorlagen-basiertes Hilfsmittel zur Bestimmung des Reifegrades der Risikokultur und der Ableitung von Optimierungspotentialen. |
PRAXISTIPPS
- Nutzung von Standards und IKS-Konzepten, z. B. dem COSO-Rahmenwerk „Internat Control – Integrated Framework“ zur Übernahme bewährter Methoden und Verfahren in das institutseigene Gesamtsystem.
- Einbindung der Bankorganisation zur Erstellung einer institutsweiten Prozesslandkarte, Aufnahme von Risiken und Kontrollen im Fachbereich, Dokumentation von Risiken und Kontrollen in der Risiko-Kontroll-Matrix bzw. im Prozessmanagement-Werkzeug sowie der Nutzung des organisatorischen und projektbezogenen Know-hows.
- Einbindung des Risikocontrollings zur Definition von Methoden und Verfahren zur Identifikation, Bewertung und Steuerung von operationellen Risiken in Geschäftsprozessen unter der Verwendung eines Prozessmanagement-Werkzeugs.
- Schaffung von Transparenz im bestehenden Internen Kontrollsystem, durch eine Kontrollinventur und der damit verbundenen Aufnahme sämtlicher Kontrollhandlungen im Institut, zur optimalen Vorbereitung der IKS-Weiterentwicklung.
- Aktivierung und Beteilung von sämtlichen Beauftragten/Funktionen der zweiten Verteidigungslinie, Interne Revision, Bankorganisation sowie betroffenen Fachbereichen an der Optimierung des Gesamtsystem zur nachhaltigen Ausgestaltung des IKS.
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Thomas Jurk
Senior Consult
FCH Consult GmbH
http://www.fchconsult.de
Mobil: +49 176 34 661 121
E-Mail: Thomas.Jurk@FCH-Gruppe.de
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Beitragsnummer: 9442