Montag, 10. Februar 2020

Aktuelle (Neue) Prüffelder des Personalbereichs

Marcus Michel, Vorstand FCH Gruppe AG

Die Personalabteilungen in den Kreditinstituten werden bereits seit einigen Jahren mit zunehmenden regulatorischen Aufgaben konfrontiert. Diese lassen sich in zwei generelle Bereiche aufteilen, den Bereich der Qualifikation der Mitarbeiter/innen und den Bereich der Vergütung.

Waren es vor zehn Jahren zunächst die Qualifikationen im Bereich der Wertpapierberatung, die in den sog. „Depotprüfungen“ zumindest angesehen wurden, haben sich in den vergangenen Jahren eine Vielzahl von zusätzlichen Qualifikations- und Qualifizierungsanforderungen entwickelt. Getrieben wird diese Entwicklung fast ausschließlich durch eine große Anzahl von neuen regulatorischen Vorgaben, welche meistens mit dem Tenor des „Verbraucherschutzes“ erlassen wurden.


Exemplarisch seien hier die Anforderungen aus der Wohnimmobilienrichtlinie, der Versicherungsvermittlerverordnung (IDD), der MiFID I und II, des Geldwäschegesetzes, der DSGVO, usw. genannt. Sind dies nun neue Prüffelder für die Prüfungen der Personalbereiche?

 

SEMINARTIPPS

Prüffelder des Personalmanagements – Fokus Aufsichtsrecht, 31.03.2020, Berlin.

Aufsichtliche Anforderungen an die Prozesse im Personalmanagement, 07.10.2020, Köln.

 

Einzeln betrachtet kann man schnell dazu kommen, das die Einhaltung und Sicherstellung der genannten Qualifikationsanforderungen ja für sich betrachtet auch immer Prüfungsgegenstand der Fachbereichsprüfungen ist, so wird die Einhaltung der Qualifikationsanforderungen in der Wertpapierberatung auch weiterhin in der Prüfung des Depotgeschäftes fester Bestandteil sein. Ebenso wird die Sachkundeerfüllung im Bereich der IDD-Anforderungen ein Prüfungsbestandteil der Prüfung des Versicherungsvermittlergeschäftes sein. Es stellt sich aber die Frage, reicht dies aus?

Die zunehmende Zahl der verschiedenen Qualifikationsanforderungen, die für jeden Mitarbeiter zu dokumentieren sind, führt in der Konsequenz dazu, dass Mitarbeiter, die z. B. in der Privatkundenberatung tätig sind, oftmals für mehrere Beratungsbereiche entsprechende Sachkunde nachweisen und durch regelmäßige Qualifizierungen auch aktuell halten müssen.

Dies sicherzustellen ist in den meisten Häusern die Aufgabe der Personalabteilungen, wirklich funktionieren wird dies nur mit schlüssigen Qualifizierungsprozessen auf Funktionsebene, um so sicherzustellen, dass Mitarbeiter, die eine Funktion wahrnehmen, immer alle für die Funktion notwendigen Sachkundeanforderungen erfüllen. Dies bedingt z. B. auch die Notwendigkeit von Kontroll- und Qualifizierungsprozessen z. B. bei Rückkehrern aus der Elternzeit.

Und genau hier versagen meistens die reinen eindimensionalen Qualifikationsüberprüfungen im Rahmen der Fachbereichsprüfungen. Die von den Personalbereichen geschaffenen „regulatorischen Qualifizierungsprozesse“ sind für viele ein neues Prüfungsfeld in den Personalbereichen, welches heute in der Prüfungspraxis oftmals deutlich zu kurz kommt.

 

BUCHTIPP

Kuhn/Thaler (Hrsg.), BankPersonaler-Handbuch, 2016.

 

Als weitere neues Prüfungsfeld in der „Kontrolleinheit“ Personal (nach Institutsvergütungsverordnung) ist die Prüfung der verschiedenen aktuell geltenden regulatorischen Vergütungsvorgaben. Insbesondere auch, weil dieses Thema in der jüngeren Vergangenheit eine Vielzahl von Änderungen/Neuerungen erfahren hat und auch weiterhin (z. B. neue Vorgaben aus der CRD V) erfahren wird.

Bereits aus den MaRisk ist das Thema „Sicherstellung einer qualitativen und quantitativen Personalausstattung“ hinlänglich bekannt. Die im ersten Moment sehr einfache Formulierung gewinnt in der aktuellen Zeit, in der es zunehmend zu erheblichen Nachbesetzungsproblemen für bestimmte aufsichtsrechtlich notwendige Kompetenzen kommt, stark an Bedeutung. Exemplarisch, weil auch zum Teil regional unterschiedlich, seien hier z. B. Funktionen im Bereich Compliance (Geldwäschebeauftragte, WpHG-Compliancebeauftragte oder gerade auch im Bereich der aufsichtsrechtlichen IT (Informationssicherheitsbeauftragte) genannt.

Die Sicherstellung von Nachfolge-/Ersatz-/Vertretungslösungen in einer angemessenen Zeit, gerade in am Markt sehr schwer zu findenden Positionen, gehört inzwischen zu einem wichtigen Aufgabenbereich der Personalbereiche und sollte damit auch stärker in den Revisionsfokus rutschen.

Mit dem kurzen Beitrag soll aufgezeigt werden, dass sich der Prüfungsbereich Personal deutlich weiterentwickelt hat und viele noch in den Instituten vorhandene Prüfungs-Checklisten nicht mehr risikoorientiert sind.

PRAXISTIPPS

  • Die zunehmende Zahl von Sachkundedokumentationen und regelmäßigen Nachqualifizierungen bedingt die Notwendigkeit entsprechender aufsichtsrechtlicher Qualifizierungsprozesse, die auch zu dokumentieren sind.
  • Die umfangreichen Anforderungen der IVV sind oftmals hochkomplex, werden sich weiter verändern/verschärfen (z. B. Risk-Taker-Identifizierung ab X Mrd. Bilanzsumme – CRD V?). Auch hier sind Prozessdokumentationen der Vergütungsprozesse und der geforderten Kontrollhandlungen durch die Funktion Personal jährlich zu prüfen.
  • Die zunehmende Schwierigkeit, bestimmte Funktionen auch am externen Markt nicht nachzubesetzen zu können, führt u. a. zu formalen Problemen aber insbesondere auch zu stark steigenden Kosten, daher müssen Personalabteilungen dem Thema strukturierte Nachfolgeplanung mehr Raum einräumen.

Beitragsnummer: 5115

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