Revisionssichere Beschwerdebearbeitung: MaComp, MaBesch & Social Media

Aufsichtsrechtliche Anforderungen an Beschwerdemanagement, Bearbeitung, Reporting & Bericht • Umgang mit Beschwerden und Analysen • Praxisfälle und Prüfungsfeststellungen

Gemäß BT 12 der MaComp definiert die BaFin eine Beschwerde als jede Äußerung der Unzufriedenheit eines Kunden zu Wertpapier(neben)dienstleistungen. Die Mindestanforderungen an die Beschwerdemanagementfunktion verlangen die Implementierung wirksamer und transparenter Verfahren zur Beschwerdebearbeitung mit klaren Zuständigkeiten. Kunden sind über Fristen und Verfahren zu informieren und Beschwerden zeitnah zu bearbeiten. Eine lückenlose Dokumentation und Archivierung aller Beschwerden sind erforderlich sowie der jährliche Bericht an die BaFin ist Pflicht. Best Practices umfassen den Einsatz spezialisierter EDV-Systeme zur Erfassung Analyse typischer Beschwerdesachverhalte zur Identifikation systematischer Schwachstellen, positive Beschwerdekultur, Soft Skills wie Empathie und Kommunikationsfähigkeit sowie klare Prozessdefinitionen.

Seminarnummer: SE2505057
Interessant für die Bereiche: Revision, Einlagen-& Wertpapiergeschäft

Themen u.a.:

Aufsichtsrechtliche Vorgaben an eine ordnungsgemäße Beschwerdeabwicklung (BT 12 MaComp/ MaBesch)

  • Definition und Abgrenzung des Beschwerdebegriffs: Was gilt als Beschwerde im aufsichtsrechtlichen Sinne und wie grenzt man sie von einfachen Anfragen ab?
  • Mindestanforderungen an die Beschwerdemanagementfunktion: Organisatorische Voraussetzungen für die Bearbeitung und –abwicklung von Beschwerden (Übernahme durch Compliance möglich?) ​
  • Aufgaben des Beschwerdemanagements:
    • Erforderliche Kundeninformationen
    • Einhaltung von Fristen und Bearbeitungsdauern (inkl. Besonderheiten bei Zahlungsverkehrsbeschwerden)
    • Form der Antwort: Ist eine mündliche Antwort ausreichend?
  • Vorgaben zur Dokumentation und Archivierung:
    • Analyse von Beschwerden und Pflichten zur Führung eines internen Beschwerderegisters
    • Anforderungen an MaComp-Bericht

 Best Practices für einen optimierten Beschwerdebearbeitungsprozess, tägliches Doing & Praxisfälle

  • Praxisbericht zur Institutsindividuellen Umsetzung:
    • Sicherstellung der Beachtung der aufsichtsrechtlichen Vorgaben:
    • technischen Anforderungen (EDV, Beschwerdetool zur Erfassung)
    • Welche „soft skills“ sind relevant: Beschwerdekultur und Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen
  • Einhaltung und Überwachung von Fristen und Servicelevels: Strategien zur Sicherstellung von Effizienz und Compliance-Vorgaben.​
  • Tipps für zweckgerichtete Auswertung, Analyse und Reporting: Effektive Auswertung von Beschwerden und Erstellung der Beschwerdeberichte
  • BaFin-Meldungen bei Wertpapierbeschwerden: Welche Fristen sind zu beachten?​
  • Umgang mit Beschwerdesachverhalten & Social Media-Beschwerden: Besonderheiten und Herausforderungen

 Praxisfälle und Prüfungsfeststellungen

  • Analyse typischer Beschwerdesachverhalte: Fallstudien und deren Lösungen.​
  • Erfahrungsaustausch zu Feststellungen aus Prüfungsberichten: Häufige Fehler und Auffälligkeiten vermeiden!

10:00 - 13:00 Uhr

Sigrid Laves

Rechtsanwältin
BRANDI Rechtsanwälte

langjährige Fachbereichsleiterin Wertpapier- und Kapitalmarktrecht beim Sparkassenverband Niedersachsen

Uwe Becker

Leiter Beschwerdemanagement
Oldenburgische Landesbank AG

erfahrener und langjähriger Referent

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Prof. Dr. Hervé Edelmann

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Markus Weimann

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Dr. Andreas Grözinger

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Online-Veranstaltung mit Zoom.

Zoom wurde zuletzt im September 2024 mit zwei IT-Sicherheitskennzeichen des BSI ausgezeichnet. Maßgeblich für die Kennzeichnung von Videokonferenzdiensten ist die DIN SPEC 27008. Diese gibt Mindestanforderungen vor - etwa zu Accountschutz, Update- und Schwachstellenmanagement, Authentisierungsmechanismen, Transparenz, sicherem Rechenzentrumsbetrieb und weiteren Funktionen wie aktuellen Verschlüsselungstechnologien und Kontrolle während der Videokonferenz darüber, wer auf welche Weise zugeschaltet ist.
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05.05.2025
10:00 - 13:00 Uhr
Online
469,00 €
Film + Seminardokumentation
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Ihr Ansprechpartner

Christina Schöning
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Ihre Dozenten

Sigrid Laves
Rechtsanwältin
BRANDI Rechtsanwälte


Uwe Becker
Leiter Beschwerdemanagement
Oldenburgische Landesbank AG


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05.05.2025

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